クライアント向けドキュメント作成覚え書き

営業用に「業務案内」を作らねばと思い立ち、朝から奮闘中。

メモも兼ねて覚書として投稿。

用途としては、WEBサイトからダウンロード、ご紹介いただいた客先へ送付する、もしくは訪問した際に持参してプレゼンする、というところ。

ポッと行って、こちらの話を興味津々で聞いていただけるとはナカナカ思えないので、ピンポイントで印象に残るようポイントを絞って「印刷物=紙」が残ることで再考を促し「引き合い」をいただければ良いかと。

WEBサイトのコンテンツ焼き直しでは意味がないので、作成ツールも含めてけっこー悩む。

僕はこういう場合、まず Power Point とか Illustrator は起動せず、手描きで「イタズラ書き」レベルから始めることにしている。

紙に書いてみることで、クライアントや具体的なサービスをオブジェクトとして可視化することで、全体像が「立体的」になり、客観的に見ることが可能になるからだ。

この作業を行った後、最低でも(どんなに時間がなくても)一晩は寝かせる。そして、翌日に見てみることでムダな部分や冗長化した部分の取捨選択をする。

この時点で、背骨部分が「テンプレート化」が出来ればシメたもので、あとは汎用テンプレートとして内容に適したツールで作成して(Illustrator,PowePoint 等)クライアントやシチュエーションごとに「味付け」を下記のように変えてゆくのだ。

  1. WEBからダウンロード出来るファイルはオーソドックスなテンプレートを適用する(不特定多数)
  2. お客様へ送付する場合は、事前に収集できる情報に即してアレンジを行う(特定)
  3. 直接ご訪問する場合にはPCと印刷物の両方の準備をする(対面)

 
1. の場合、資料が「独り歩き」しないように数値データは精査する。コピーなどにより再配布されることも想定されるので、思い切ったキラーキーワードなどは使えないため訴求効果の期待値は下がらざるを得ない。

2. の場合はクライアントの基本情報が事前にある程度掴めるので、興味を持っていただける対象を盛り込むことが出来る。この場合は、送付後のフォローが必須となり、クライアントの理解とこちらの思惑に若干のズレがあるような場合、訪問機会をいただけるようお願いし、擦り合わせが出来ればそれなりの効果が期待できる。

3. の場合は実際に対面して「話す」ことがメインとなるので、特にプロジェクタが使用できる場合はPC用のプレゼンシートは、1,2に比べてもよりシンプルにまとめる。

そして、クライアントの手元に残る「配布資料」でデータやコメントを補完して、後日の興味を喚起していただければフォローの際にも「打ち手」の選択肢が増えるのだ。

とは言え、クライアントに「刺さる」手応えを感じるには、他にも様々な要素が必要なのだけれど。

この投稿へのコメント

コメントはありません。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

この投稿へのトラックバック

トラックバックはありません。

トラックバック URL